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Technik

5 Tipps zur Auswahl virtueller Datenräume für Ihr Unternehmen

Virtuelle Datenräume (VDRs) sind in der modernen Geschäftswelt zu einem wichtigen Geschäftsinstrument geworden. In der Tat nutzen zahlreiche Unternehmen Datenräume, um sie bei verschiedenen Prozessen und Verfahren zu unterstützen.

Die Wahl des richtigen virtuellen Datenraums kann jedoch eine schwierige Aufgabe sein, da es Hunderte solcher Unternehmen gibt, die ihren Kunden diesen Dienst anbieten.

Um Ihnen bei der Auswahl des besten Unternehmens für virtuelle Datenräume zu helfen, haben wir diese Liste mit fünf Tipps zusammengestellt, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich für einen virtuellen Datenraum für Ihr Unternehmen entscheiden.

 

Dokumentenkontrolle berücksichtigen

Die Dokumentenkontrolle ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Sie hilft, alles zu organisieren und an seinem Platz zu halten. So können Sie und Ihre Mitarbeiter effizienter arbeiten.

Ein virtueller Datenraum, der Dokumentenkontrolle bietet, ist eine ausgezeichnete Wahl, wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen. Wenn Sie verstehen, wie wichtig dies ist, können Sie einen Raum finden, der alle Ihre Anforderungen erfüllt.

Firmex ist ein virtueller Datenraum, der verschiedene Ebenen der Dokumentenkontrolle bietet. Es ermöglicht Ihnen, allen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen bestimmte Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen.

 

Suchen Sie nach dynamischen Wasserzeichen

Mit einem dynamischen Wasserzeichen können Sie alle Änderungen im Dokument verfolgen. Sie können auch auf die Person hinweisen, die diese Änderungen vorgenommen hat. Dies geschieht, indem Dokumente mit bestimmten Kennungen versehen werden, wobei die ursprüngliche Kennung erhalten bleibt.

Dieses Verfahren stellt sicher, dass jede Änderung innerhalb eines Dokuments aufgezeichnet wird und zu der Person zurückverfolgt werden kann, die diese Änderung vorgenommen hat. Daher müssen Sie sorgfältig prüfen, ob Ihr VDR dynamische Wasserzeichen unterstützt oder nicht.

 

Fragen Sie nach Dateiformaten und maximaler Dateigröße

Ein weiteres Merkmal, nach dem Sie bei der Auswahl eines virtuellen Datenraums fragen sollten, sind die Formate und die maximalen Dateigrößen, die er unterstützt. Die meisten VDRs bieten mehrere Dateiformate und Speichergrößen von bis zu 10 GB. Wenn Sie noch keine Erfahrung im Umgang mit VDRs haben, sollten Sie den Anbieter nach diesen Dingen fragen.

 

Prüfen Sie auf Kollaborations Funktionen

Vergewissern Sie sich, dass das Unternehmen Funktionen für die Zusammenarbeit anbietet, z. B. eine Dokumentenbibliothek, in die Sie Dokumente hochladen und gemeinsam mit Teammitgliedern bearbeiten können. Prüfen Sie auch, ob die Schnittstelle des virtuellen Datenraums eine Option zur Offline-Bearbeitung bietet.

So kann Ihr Team offline arbeiten, d. h. es kann auch dann Änderungen und Bearbeitungen an Dateien vornehmen, wenn keine Internetverbindung vorhanden ist.

 

Fordern Sie eine kostenlose Testversion an

Einer der sichersten Wege, einen virtuellen Datenraum zu erwerben, ist die Anforderung einer kostenlosen Testversion beim Anbieter. Es gibt eine Fülle von Unternehmen auf dem Markt, die den Kauf von VDRs auf Probe ermöglichen.

Die meisten bieten eine 24-stündige Testphase an, während andere eine 7-tägige Testphase anbieten. Während dieser Zeit können Sie alle Funktionen des VDR überprüfen und seine Benutzerfreundlichkeit und Verwaltungsoptionen testen.

Wenn sie alle Ihre geschäftlichen Anforderungen erfüllen und in Bezug auf Sicherheit und Zugänglichkeit einwandfrei funktionieren, sollten Sie sich für sie entscheiden. Andernfalls ist es nicht nötig, Ihr Geld zu investieren.

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