[Anzeige] Wie man berufliche Referenzen bereitstellt [Anzeige]

Berufliche Referenzen dienen dazu, das Profil eines Bewerbers zu vervollständigen und die Angaben im Arbeitszeugnis zu bestätigen. Was Personalfachleute und Arbeitgeber genau erwarten und wie der Prozess abläuft, erfahren Sie in diesem Leitfaden.

Was sind Referenzen?

Der Begriff Referenz bezeichnet sowohl einen Referenzgeber als auch ein Referenz- oder Empfehlungsschreiben.

Beim Referenzschreiben handelt es sich um ein datiertes und gezeichnetes Dokument, in dem die beruflichen Qualitäten eines Job-Bewerbers beispielsweise von einem ehemaligen Arbeitgeber, Manager oder Professor dargelegt werden. Empfehlungsschreiben werden häufig bei der Bewerbung auf Stellen im akademischen und politischen Bereich verlangt.

Wenn außerhalb dieser Professionen in einem Bewerbungsformular oder in einer Job-Anzeige mitgeteilt wird, dass Referenzen angegeben werden sollen, sind damit in der Regel die Kontaktdaten von Referenzgebern gemeint. Falls die Formulierung unklar ist, fragt man am besten beim zuständigen Personalwerber nach.

Der Sinn der Übung ist in beiden Fällen, sich der Integrität und Beschäftigungsfähigkeit eines Bewerbers zu versichern. Da Arbeitgeber wissen, dass sich mancherorts die Praxis eingebürgert hat, ehemalige Angestellte ihr eigenes Arbeitszeugnis ausstellen zu lassen, bemüht man sich darum, zusätzliche, weniger generische Referenzen einzuholen.

Wie der Referenzgeber kontaktiert wird, hängt vom internen Standardverfahren des Betriebs ab und den Kontaktdaten, die bereitgestellt wurden. Referenzen werden immer noch häufig persönlich über das Telefon erfragt. Viele moderne große Konzerne nutzen inzwischen allerdings standardisierte Fragebögen, zu denen Referenzgeber per E-Mail Zugang erhalten.

Muss man Referenzen bereitstellen?

Referenzen dürfen nur mit Bewilligung des Kandidaten eingeholt werden. Verpflichtet werden kann dieser dazu selbstverständlich nicht. Sollte man sich jedoch ernsthaft für die angebotene Stelle interessieren, bleibt einem, um ehrlich zu sein, nicht viel anderes übrig. Referenzen zu verweigern macht keinen guten Eindruck und bedeutet meistens, dass man seine Chance auf die Stelle aufgibt.

Als ehemaliger Arbeitgeber ist man nicht dazu verpflichtet, ein Empfehlungsschreiben auszustellen. Ein Arbeitszeugnis steht allerdings allen Angestellten zu. Der Aussteller muss sich zur Verfügung stellen, um die Angaben darin gegebenenfalls zu bestätigen und offene Fragen zu beantworten.

Wen wählt man als Referenz?

Der ideale Fürsprecher im beruflichen Kontext ist ein ehemaliger Vorgesetzter oder Auftraggeber, mit dem man erfolgreich über einen gewissen Zeitraum hinweg zusammengearbeitet hat. Für Berufseinsteiger und bestimmte Berufsgebiete kommen darüber hinaus Professoren und Mentoren infrage.

Verwandte eignen sich nicht als Referenzen, selbst wenn man mit ihnen zusammengearbeitet. Es besteht in solchen Fällen immer der Verdacht, dass es sich dabei um einen Gefallen zwischen Familienmitgliedern handelt. Ehemalige Mitarbeiter, die gleichrangig oder sogar niedriger in der Berufshierarchie stehen, anzuführen, ist ebenfalls nicht ratsam. Da es unwahrscheinlich ist, dass diese Referenzen als aussagekräftig betrachtet werden. Zuletzt ist es müssig, jemanden anzuführen, der nicht ausreichend Gelegenheit hatte, die professionellen Qualitäten des Bewerbers kennenzulernen. Denn der Referenzgeber muss im Endeffekt in der Lage sein, Aussagen darüber zu treffen.

Solle der letzte Arbeitgeber nicht als Referenz infrage kommen, sollte man in Erwägung ziehen, den Fragen zuvorzukommen und eine Begründung anzugeben. Auf diese Weise vermeidet man, dass falsche Schlüsse zur letzten Arbeitssituation gezogen werden.

Wie bittet man um eine Referenz?

Es ist immer eine gute Idee, zuerst die Einwilligung des Referenzgebers einzuholen, bevor man die Kontaktinformationen angibt. Zum einen kann man sich dadurch versichern, dass die Person über die Details erreichbar ist. Zum anderen gibt einem die Kommunikation die Gelegenheit einzuschätzen, ob man richtig damit liegt, die Person als Referenz verwenden zu wollen. Sollte man derzeit noch beim aktuellen Arbeitgeber beschäftigt sein, sollte die Bitte die Anfrage vertraulich zu behandeln, selbiger vorausgehen.

Insofern man eine enthusiastische Antwort bekommt, gilt es zu bestätigen, ob der Referenzgeber die Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail bevorzugt. Falls es Tage oder Zeiten gibt, die ungünstig sind, notiert man dies ebenso. Indem man seine Bewerbung und die Jobspezifikationen mit der Referenzperson teilt, macht man es dieser leicht, relevante Stärken gezielt hervorzuheben.

Sollte der potenzielle zukünftige Arbeitgeber PDF-Fragebögen oder Formulare für den Referenzgeber zum Ausfüllen bereitstellen, kann man dieses Tool ausprobieren, um sie in leichter bearbeitbare Word-Dateien umzuwandeln.

Was wird nachgefragt?

Die Fragen, die Personalbeauftragte Referenzgebern stellen, betreffen oft allgemeine Einschätzungen zum Bewerber als Arbeitnehmer. Dadurch soll unter anderem bestätigt werden, dass die Selbsteinschätzung eines Bewerbers nicht komplett von der Einschätzung ehemaliger Vorgesetzter abweicht. Zu den häufig gestellten Fragen gehören:

• Wie würden Sie Ex-Mitarbeiter X in drei Sätzen beschreiben?
• Was sehen Sie als die größte Stärke/Schwäche von Ex-Mitarbeiter X?
• Wie geht Ex-Mitarbeiter X mit Kritik um?
• Wieso wurde das Arbeitsverhältnis beendet?
• Würden Sie Ex-Mitarbeiter X heute erneut einstellen? Wenn nein, wieso?

Bei einem beruflichen Referenzschreiben bleibt es dem Verfasser überlassen, die relevanten Qualitäten zu identifizieren und darzulegen. Manche Referenzgeber bevorzugen es, wenn die Person, die das Referenzschreiben benötigt, einen Erstentwurf bereitstellt. Formuliert werden soll auf jeden Fall:

• In welcher professionellen Beziehung der Referenzgeber zum Kandidaten stand
• Welche Tätigkeiten der Kandidat erfüllte
• Welche Stärken der Kandidat dabei unter Beweis stellte

Das Schreiben sollte ca. 1 Seite lang sein, datiert und unterschrieben. Des Weiteren muss es aktuelle Kontaktdaten für Rückfragen beinhalten.

Vergessen Sie nicht “Danke” zu sagen

Das Bereitstellen einer Referenz ist mit Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. Indem man seine Dankbarkeit in schriftlicher Form ausdrückt, zeigt man, dass man dies zu schätzen weiß. Sollte man mit seiner Bewerbung erfolgreich sein, freut sich der Referenzgeber sicher, wenn man es ihn wissen lässt.